Vertragswertverluste:

Auf der ProcureCon Europe in Köln habe ich an einer Session zum Thema Contract Intelligence teilgenommen, die eine einfache, aber wichtige Frage aufgeworfen hat:

Erhalten wir tatsächlich das, was wir verhandelt haben?

Eine Zahl ist mir dabei besonders aufgefallen: 11 % Vertragswertverlust nach Vertragsabschluss.

Das hat mich besonders beschäftigt, denn nach mehr als zwei Jahrzehnten im Einkauf und Supply Chain Management habe ich immer wieder erlebt, wie leicht in Verhandlungen Wert geschaffen wird – und wie dieser Wert während der Umsetzung schrittweise verloren gehen kann.

Wir verhandeln Preise, KPIs, SLAs, Garantien, Vertragsstrafen, Rabatte, Lieferanforderungen, Zahlungsbedingungen und Risikomechanismen. Dann wird der Vertrag unterzeichnet, die Einsparungen werden verbucht und die Aufmerksamkeit richtet sich auf das nächste Sourcing-Projekt.

Wo entstehen Vertragswertverluste?

Manchmal beginnt es mit einer Krise.

Rohstoff-, Energie- oder Logistikkosten steigen und ein Lieferant fordert eine Preisanpassung. Diese Erhöhung kann durchaus berechtigt sein. Aber wurde sie auf Basis der vereinbarten Ausgangswerte berechnet? Wurde der vertraglich vereinbarte Indexierungsmechanismus angewendet? Wurden tatsächlich nur die betroffenen Kostenbestandteile angepasst? Und wenn sich der Markt wieder normalisiert, sinkt dann auch der Preis wieder?

Ohne Transparenz und konsequente Nachverfolgung kann aus einer vorübergehenden Preiserhöhung unbemerkt ein neuer Basispreis werden.

In anderen Fällen geht es gar nicht um den Preis.

Vielleicht wurden hervorragende KPIs, Service Levels, Garantien oder Vertragsstrafen vereinbart. Wenn die für das Lieferantenmanagement verantwortlichen Funktionen diese jedoch nicht kontinuierlich überwachen, bleiben diese Regelungen lediglich auf dem Papier.

Dann steht die Vertragsverlängerung an und man stellt fest, dass der Lieferant einen KPI bereits seit Monaten nicht erfüllt.

Der vertragliche Schutz war vorhanden. Der Wert jedoch nicht.

Wertverluste können auch wesentlich weniger sichtbar sein: ein nicht eingeforderter Rabatt, ein veralteter Preis auf einer Rechnung, ein Frachtzuschlag, der länger als vorgesehen weiterberechnet wird, ein vereinbarter Nachlass, der nie korrekt umgesetzt wurde, oder Garantiekosten, die vom Unternehmen getragen werden, obwohl sie eigentlich vom Lieferanten hätten übernommen werden müssen.

Einzeln betrachtet erscheint keiner dieser Punkte besonders dramatisch. Über ein großes Vertragsportfolio hinweg können sie jedoch erhebliche Auswirkungen haben.

Nicht jeder Vertrag birgt das gleiche Risiko

Ausgabenvolumen × Komplexität der finanziellen Vertragsbedingungen

Das Prinzip ist einfach:

Niedriges Ausgabenvolumen + geringe Komplexität bedeutet in der Regel ein geringeres finanzielles Risiko.

Mit zunehmendem Ausgabenvolumen oder steigender vertraglicher Komplexität wächst auch das potenzielle finanzielle Risiko. Treffen jedoch ein hohes Ausgabenvolumen und komplexe finanzielle Vertragsbedingungenaufeinander, steigt das Risiko erheblicher Vertragswertverluste deutlich.

Dies ist insbesondere bei Verträgen relevant, die unterschiedliche Preismechanismen, Rabatte, Indexierungen, volumenabhängige Preisstaffeln, Vertragsstrafen oder andere kommerzielle Bedingungen enthalten, die aktiv überwacht werden müssen.

Für den Einkauf ergibt sich daraus eine wichtige Konsequenz:

Nicht jeder Vertrag erfordert das gleiche Maß an Überwachung.

Vertragsmanagement sollte nicht bedeuten, bei jedem Lieferanten und jedem Vertrag das gleiche Maß an Kontrolle anzuwenden. Es sollte auch darum gehen zu verstehen, wo Wertverluste am wahrscheinlichsten sind – und wo ihre finanziellen Auswirkungen am größten sein können.

Ich denke, genau diesen Punkt unterschätzen wir im Einkauf manchmal.

Wir investieren enorm viel Zeit und Energie in die Verhandlung eines Vertrags. Vielleicht sollten wir mit derselben Konsequenz daran arbeiten, seinen Wert auch nach der Unterzeichnung zu schützen.

Die Frage, mit der ich die Session verlassen habe, war daher nicht:

„Haben wir einen guten Vertrag verhandelt?“

Sondern:

„Wie viel von dem Wert, den wir verhandeln, kommt tatsächlich im Unternehmen an – und wie viel davon geht nach der Vertragsunterzeichnung unbemerkt verloren?“