Sözleşme Değer Kaybı:

Köln’de düzenlenen ProcureCon Europe’da, Akıllı Sözleşme Yönetimi üzerine gerçekleştirilen bir oturuma katıldım. Oturum, basit ama önemli bir soruyu gündeme getirdi:

Müzakere ettiğimiz değeri gerçekten elde edebiliyor muyuz?

Özellikle bir veri dikkatimi çekti: Sözleşme imzalandıktan sonra sözleşme değerinin %11’inin kaybedilmesi. Bu rakam bana oldukça anlamlı geldi. Çünkü Satınalma ve Tedarik Zinciri alanındaki 20 yılı aşkın deneyimimde, müzakere sırasında yaratılan değerin uygulama aşamasında ne kadar kolay ve zaman içinde fark edilmeden kaybolabildiğini birçok kez gördüm.

Fiyatları, KPI’ları, hizmet seviyesi anlaşmalarını (SLA), garantileri, cezai şartları, prim ve iadeleri, teslimat beklentilerini, ödeme koşullarını ve risk mekanizmalarını müzakere ediyoruz. Ardından sözleşme imzalanıyor, tasarruflar kaydediliyor ve dikkatimiz bir sonraki stratejik satınalma projesine yöneliyor.

Sözleşme değeri nerede kayboluyor?

Bazen her şey bir krizle başlıyor.

Hammadde, enerji veya lojistik maliyetleri yükseliyor ve tedarikçi fiyat artışı talep ediyor. Artışın kendisi tamamen haklı olabilir. Ancak bu artış üzerinde anlaşılan baz değer üzerinden mi hesaplandı? Sözleşmedeki endeksleme mekanizmasına uyuldu mu? Yalnızca gerçekten etkilenen maliyet kalemleri mi güncellendi? Ve piyasa normale döndüğünde fiyat tekrar aşağı geliyor mu?

Şeffaflık ve disiplinli takip olmadığında, geçici bir fiyat artışı sessizce yeni baz fiyat haline gelebiliyor. Bazı durumlarda ise sorun fiyat bile değil. Çok iyi KPI’lar, hizmet seviyeleri, garanti koşulları veya cezai şartlar müzakere etmiş olabilirsiniz. Ancak tedarikçiyi yöneten fonksiyonlar bunları sürekli olarak takip etmiyorsa, bu koruma mekanizmaları yalnızca kâğıt üzerinde kalır. Sonra sözleşme yenileme zamanı gelir ve tedarikçinin aylardır bir KPI’ı karşılamadığını fark edersiniz.

Sözleşmede koruma maddeleri vardı. Değer ise gerçekleşmedi.

Değer kaybı çok daha az görünür şekillerde de ortaya çıkabilir: talep edilmemiş bir rebate/geri ödeme, faturada uygulanmaya devam eden eski bir fiyat, beklenenden uzun süre devam eden bir navlun ek ücreti, sisteme doğru şekilde yansıtılmamış bir indirim veya aslında tedarikçi tarafından karşılanması gerekirken şirketin üstlendiği bir garanti maliyeti.

Bunların hiçbiri tek başına çok büyük görünmeyebilir.

Ancak geniş bir sözleşme portföyünde toplam etkileri oldukça önemli boyutlara ulaşabilir.

Her sözleşme aynı riski taşımaz

Harcama hacmi veya sözleşme koşullarının karmaşıklığı arttıkça potansiyel risk de artar. Yüksek harcama hacmi ile karmaşık finansal koşullar bir araya geldiğinde ise önemli ölçüde sözleşme değeri kaybı yaşanma riski çok daha yüksek hale gelir.

Bu durum özellikle birden fazla fiyatlandırma mekanizması, rebate, endeksleme, hacim kademeleri, cezai şartlar veya aktif olarak takip edilmesi gereken diğer ticari koşulları içeren sözleşmeler açısından önemlidir.

Bunun Satınalma açısından önemli bir sonucu var:

Her sözleşme aynı seviyede takip gerektirmez.

Sözleşme yönetimi, her tedarikçiye ve her sözleşmeye aynı seviyede kontrol uygulamak anlamına gelmemeli. Aynı zamanda değer kaybının nerede gerçekleşme olasılığının daha yüksek olduğunu ve gerçekleştiğinde nerede en büyük etkiyi yaratacağını anlamak anlamına gelmeli.

Bence Satınalma’da zaman zaman hafife aldığımız nokta da tam olarak bu.

Sözleşmeyi müzakere etmek için çok büyük bir emek harcıyoruz. Fakat sonrasında yarattığımız değeri korumak için aynı disiplini göstermiyoruz.

Bu nedenle oturumdan ayrılırken aklımdaki soru şu değildi:

“İyi bir sözleşme müzakere ettik mi?”

Asıl soru şuydu:

“Müzakere ettiğimiz değerin ne kadarı gerçekten şirkete ulaşıyor — ve ne kadarı imzadan sonra sessizce kayboluyor?”